Digitalisierung ausgewählter Archivbestände

Das im Jahr 1991 eingerichtete Universitätsarchiv verfügt über unikale Bestände der Universität des Saarlandes im Umfang von ca. 2,5 km laufender Akten. Es handelt sich um Protokolle der Universitätsgremien und Fakultäten, Akten der zentralen Einrichtungen, Fakultäten, Institute und der Organe der Studierendenschaft.
Die Fülle der Deposita umfasst professorale Vor- und Nachlässe sowie Unterlagen der „Vereinigung der Freunde der Universität“ und des Studentenwerks¹⁾. Sammlungscharakter weisen die Presseausschnitte, Flugblätter, Plakate, Fotos und Filme auf, die seit Beginn der Überlieferung besondere Berücksichtigung gefunden haben.

Die umfangreiche Überlieferungsbildung und die umfassende wissenschaftliche und öffentlichkeitswirksame Auswertung in Form zahlreicher Publikationen und Ausstellungen ging allerdings nicht in gleich Maß einher mit einer archivischen Verzeichnung und Erschließung, die folglich in den nächsten Jahren im Mittelpunkt archivischer Tätigkeit stehen wird. Ein Archivisches Fachinformationssystem (AFIS)²⁾ befindet sich im Aufbau. Im Rahmen dieser Erschließung werden Daten über die Archivbestände auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht und im Rahmen der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) in überregionale Nachweisssysteme³⁾ eingebracht werden.

Archivische Arbeit darf sich im Jahr 2026 nicht allein auf die Erschließung archivischer Bestände in Form von Metadaten in Fachanwendungen beschränken, so sehr dies Grund- und Kernaufgabe im Hinblick auf die Sichtbarmachung der universitären Überlieferung an der UdS bleibt. Eine notwendige Begleittätigkeit, die sowohl der Forschung als auch Teilen der Verwaltung (Justiziariat, Pressestelle) unmittelbar die Recherche und Einblicknahme erlaubt, ist die Volltextdigitalisierung ausgewählter Bestände, die sich zum einen im Hinblick auf ihre Bedeutung und aktuelle oder historische Relevanz und zum anderen in Bezug auf ihren Erhaltungszustand anbieten bzw. aufdrängen.

Im Gegensatz zu Bibliotheksgut, das sich in der Regel auf gebundene Formate erstreckt und zeitaufwändig durch Aufsichtsscanner in Einzelseitenscans digitalisiert werden muss, liegt Archivgut größtenteils in Aktenordnern und gängigen Schreibmaschinenformaten (meist DIN A4) vor. Die Bestände sind oft geheftet und von unterschiedlicher Materialität – von gut erhaltenem Schreibmaschinenpapier über Durchschlagfolie bis hin zu eingerissenen oder geknickten Einzelseiten. Digitalisierung im Aufsichtverfahren wäre ein zeitaufwändiges Unterfangen mit hohem Ressourcenbedarf. Daher hat sich in den letzten Jahren durch den Einsatz hochspezialisierter Einzugsscanner⁴⁾ für diese Formate eine Massendigitalisierung entwickelt, die materialschonend und dennoch in hohem Durchsatz – und praktisch ohne Papierstau⁵⁾ – in kurzer Zeit die Volldigitalisierung umfangreicher Bestände umsetzt. Das Bundesarchiv hat in Corona-Zeiten begonnen, diese – für das Archivwesen bisher unübliche – Volltextdigitalisierung zu realisieren und greift dabei auf derzeit dreißig Einzugsscanner zurück.⁶⁾

Aus der im Archiv verwahrten universitären Überlieferung wurden in Abstimmung mit der Arbeitsstelle Universitätsgeschichte ausgewählte Bestände ermittelt bzw. festgelegt, die sich aus den oben geschilderten Gründen der Relevanz und der Bestandserhaltung für einen ersten Digitalisierungsdurchgang besonders eignen. Es handelt sich hier um:

Die Überlieferung der Frühzeit (Nrn. 1–9), die für diesen ersten Digitalisierungsschritt ins Auge gefasst wird, eignet sich zum einen aufgrund der besonderen Bedeutung der Frühphase der Universität, in der wichtige Weichen ihrer europäischen Orientierung der Folgejahre gestellt wurden. Auch archiv- und urheberrechtlich kommt dieses Material besonders für eine Webpräsentation in Frage, da keinerlei Hürden für eine Online-Verbreitung mehr bestehen. Die Digitalisierung würde aus Gründen der Verfahrensvereinfachung auch jüngere Bestände (nach 1965) erfassen, die Online-Verbreitung sich zunächst aber auf die Überlieferung bis zum Jahr 1965 beschränken. Folgejahre könnten dann ohne großen Aufwand in Form einer „Moving wall“ jahresweise freigeschaltet werden.

Von besonderer Relevanz erscheinen auch das Mitteilungsblatt der Universität und die Pressemitteilungen (Nrn. 10–11). Handelt es sich beim Mitteilungsblatt um eine originäre Veröffentlichung der Universität von hoher Forschungsrelevanz, betreffen die Pressemitteilungen alle universitären Ereignisse und Entwicklungen, die von der Pressestelle und der Öffentlichkeitsarbeit den regionalen und teilweise überregionalen Medien als bedeutsam zugeleitet wurden. Hier sind auch Mitteilungen über Ereignisse enthalten, die in den Medien keinen Widerhall gefunden haben und sich einer klassischen Zeitungsrecherche entziehen. Es handelt sich also um eine Quelle höchster Bedeutung, die sowohl in personenschutz- als auch in urheberrechtlicher Hinsicht als unproblematisch einzuschätzen ist und sich für ein Massendigitalisierungsverfahren anbietet.⁷⁾

Digitalisierung ist als Kerngeschäft des modernen Archivwesens aufzufassen und erfordert zum einen die passende technische Infrastruktur der Einrichtung und zum anderen die gezielte Kompetenzentwicklung des Personals. Im Hinblick auf das Universitätsarchiv ist festzustellen, dass ein Teil der Grundlagen bereits geschaffen ist, da sowohl das derzeit tätige Personal bzw. die Leitung über Fachkompetenzen im Bereich der Retrodigitalisierung verfügen als auch mit der SULB als möglichem Kooperationspartner eine Zentrale Einrichtung zur Verfügung steht, die mit dem Goobi-System⁸⁾ über eine moderne Digitalisierungssoftware einsetzt, die im Hinblick auf die Workflows, die Meta- und Strukturdatenerzeugung, Schnittstellen, Präsentation in zeitgemäßen Viewern und die digitale Landzeiterhaltung alle archivischen Erfordernisse abdeckt. Anfallende Verbrauchs- und Anpassungskosten (Storage usw.) für diese Software könnten vom Archiv übernommen werden, das bei einer Mitnutzung des SULB-Systems keine eigene Digitalisierungsplattform aufbauen müsste.⁹⁾

Da die Überlieferungsdigitalisierung von der Leitung der Arbeitsstelle Universitätsgeschichte und der Archivleitung als Daueraufgabe und nicht als punktuelle Projektmaßnahme (mit Out-Sourcing-Verfahren) begriffen wird, ist die Anschaffung eines leistungsfähigen Archivscanners unerlässlich. Die Beschaffung eines solchen Gerätes würde in Form einer europaweiten bedarfsgerechten Ausschreibung in Zusammenarbeit mit dem Dezernat ZB erfolgen und neben der Auswahl und dem Erwerb eines geeigneten Scanners auch die Implementierung in die IT-Infrastruktur des Archivs und die Schulung des Personals durch den Anbieter beinhalten.

Festzuhalten bleibt, dass es sich bei der Digitalisierungstätigkeit um Kernkompetenzen auch des Personals handelt, das im Zuge einer fachlichen Personalentwicklung an die Materie herangeführt würde. Das Ziel besteht darin, die auch in Zukunft immer wieder gebotenen Digitalisierungsmaßnahmen in Eigenregie umsetzen zu können und hier sowohl auf vorhandenes Personal als auch auf regelmäßig im Archiv tätige Praktikantinnen und Praktikanten zugreifen zu können. Besonders im Hinblick auf Letztere, häufig Studierende der Geisteswissenschaften, böten sich Möglichkeiten der Kompetenzentwicklung auf dem Feld der Digital Humanities.